Så organiserar du en hel cup med TeamSlot – ett praktiskt exempel

Du har tio spelplaner, 300 lag och en helg att fylla med funktionärer. Kiosker ska bemannas, sekretariat ska sitta på plats och parkeringen sköter inte sig själv. Välkommen till cuparrangörens verklighet.

Med TeamSlots Pro-plan kan du hantera allt detta från en enda dashboard med obegränsat antal event, projekt och koordinatorer. Här visar vi hur en riktig cup-setup kan se ut.

Steg 1: Skapa ett projekt

I TeamSlot samlar du alla cupens event i ett projekt — tänk det som en mapp. Kalla det exempelvis 'Sommar-Cupen 2026'. Under det projektet skapar du sedan alla event som behövs.

Steg 2: Ett event per syssla och plan

Nyckeln är att dela upp cupen i hanterbara delar. Istället för ett gigantiskt schema skapar du ett event per syssla och spelplats. Då kan varje event delas med rätt personer och ha sin egen koordinator.

Ett exempel med 10 planer kan se ut så här:

• Kiosk Plan 1 — tidsschema med 2-timmarspass, 3 personer per pass
• Kiosk Plan 2 — samma upplägg, egen länk
• Sekretariat Plan 1 — tidsschema per match, 2 personer
• Planvakt Plan 1 — tidsschema med 2-timmarspass
• ... och så vidare för alla 10 planer

Steg 3: Övergripande event

Utöver planspecifika sysslor finns det uppgifter som gäller hela cupen. Dessa skapar du som egna event:

• Parkeringsvakter — tidsschema för hela helgen
• Sjukvård & säkerhet — tidsschema alla dagar
• Uppställning fredag kväll — tidsschema med kvällspass
• Nedplockning söndag — tidsschema efter sista matchen
• Invigning & prisutdelning — bidragslista med tal, musik, medaljer

Resultatet i siffror

En typisk cup med 10 planer och en helg landade i vårt exempel på ungefär 34 event med totalt runt 300 funktionärspass. Det ryms med god marginal i Pro-planen som ger obegränsat antal event.

Tio kioskevent med åtta pass vardera ger 80 kioskpass. Tio sekretariatevent med tolv matcher vardera ger 120 sekretariatspass. Lägg till planvakter, parkering och övrigt så landar du på runt 300 pass totalt — alla bokningsbara via en egen länk.

Delegera med koordinatorer

Du behöver inte fylla 300 pass själv. I TeamSlot bjuder du in koordinatorer — ofta lagledare — och tilldelar dem deras event. En koordinator som ansvarar för Plan 1–2 ser bara de eventen och delar länkarna med sina föräldrar.

Cuparrangören behåller full överblick i org-dashboarden och ser i realtid vilka planer som har tomma pass. Koordinatorerna jobbar helt gratis — de behöver bara ett TeamSlot-konto.

Kom igång

Pro-planen kostar 199 kr/mån och ger obegränsat antal event, projekt och koordinatorer — perfekt för cuper. Behöver du färre event räcker Plus-planen (5 aktiva event, 79 kr/mån). Båda har 7 dagars gratis provperiod.

Testa gärna i demoläget först — klicka 'Testa som förening' på startsidan och se hur det ser ut med riktiga exempeldata.