Kioskschema för cuper – så fyller du alla pass

Varje cuparrangör känner igen problemet: det är enklare att boka planer, beställa medaljer och fixa domare än att fylla alla kioskpass. Kiosken är det som drar in pengar till föreningen – men det är också det som kräver mest koordinering.

Här går vi igenom hur du skapar ett kioskschema som verkligen fungerar.

Börja med att kartlägga behovet

Innan du börjar planera, räkna ut vad du faktiskt behöver:

• Hur många timmar pågår cupen? (Räkna med uppställning och nedplockning)
• Hur många personer behövs per pass?
• Hur långa ska passen vara? (2 timmar är en bra tumregel)
• Vilka roller finns? (Kassa, grill, påfyllning, disk)

Skapa tydliga pass

Ju tydligare du är, desto lättare blir det att fylla passen. Skriv inte bara 'Kiosk lördag'. Dela upp i konkreta tidsluckor med antal platser.

Exempel: 'Lördag 08:00–10:00 – Uppställning och förberedelse (3 personer)' är mycket tydligare. Folk vet exakt vad de anmäler sig till.

Fördela mellan lagen

I många cuper ansvarar varje lag för ett visst antal kioskpass. Det fungerar bra, men nyckeln är att göra det enkelt för lagledarna att i sin tur fördela passen bland sina föräldrar.

Skapa separata anmälningslänkar per lag, eller ett gemensamt schema där alla kan se vilka pass som är lediga. Transparens minskar konflikter och ökar deltagandet.

Hantera no-shows

Det kommer alltid att finnas folk som inte dyker upp. Planera för det:

• Ha en till två extra personer per pass som buffert
• Skicka en påminnelse dagen innan via den kanal ni använder
• Ha en reservlista med personer som kan hoppa in
• Gör det enkelt att avboka och låta någon annan ta platsen

Digitalisera kioskschemat

Istället för att skicka runt ett Google Sheet eller en utskriven lista, använd ett digitalt anmälningsverktyg. Med TeamSlot skapar du ett event med alla kioskpass, sätter antal platser per pass, och delar en länk.

Fördelen är att folk anmäler sig själva, du ser i realtid vilka pass som är fulla, och du slipper uppdatera listor manuellt. Behöver du ändra något uppdaterar du på ett ställe – inte i tio olika chattar.

Sammanfattning

Ett bra kioskschema handlar om tydlighet, framförhållning och enkla verktyg. Gör det lätt att anmäla sig, var transparent med vad som behövs, och tacka de som ställer upp. Då fyller du passen – och kiosken drar in pengarna som föreningen behöver.